Cilat procese duhen automatizuar të parat
Pyetja nuk është kurrë nëse diçka mund të automatizohet. Pothuajse gjithçka mundet. Pyetja është cili proces shlyhet i pari, dhe shumica e bizneseve kanë dy-tre përgjigje të dukshme para syve. Ja si i gjejmë me klientët.
Tre testet që duhet t’i kalojë një proces
Një proces meriton të jetë i pari kur i kalon tre teste. Përsëritet shpesh, çdo javë ose çdo ditë, jo një herë në tremujor. Ndjek rregulla që mund t’ia shkruani një kolegu të ri, pra "nëse porosia kalon këtë shumë, bëj këtë" dhe jo "vendos sipas gjykimit". Dhe të dhënat që prek janë tashmë digjitale, në një inbox, në sistemin e shitjeve, në një tabelë ose në kontabilitet. Shtoni edhe një filtër: duhet të kushtojë orë të vërteta. Një proces që i kalon të tre testet, por merr dhjetë minuta në muaj, nuk e meriton projektin.
Fituesit e zakonshëm të parë
Te bizneset e vogla dhe të mesme me të cilat punojmë, dalin vazhdimisht të njëjtët kandidatë:
- Lëvizja e të dhënave mes sistemesh. Porosi të rishkruara nga dyqani në kontabilitet, kontakte të kopjuara nga një formular në një tabelë, orë pune të kaluara me dorë në faturë. Rishkrimi është kosto e pastër dhe gjëja më e lehtë për t’u eliminuar.
- Ndarja dhe përgjigjja e email-eve rutinë. Kërkesa për fatura, disponueshmëri, status porosie, orare. Shumica e inbox-eve janë 60 përqind rutinë, dhe ajo pjesë mund të ndahet ose të përgjigjet automatikisht.
- Përgatitja e ofertave dhe faturave. Nëse ofertat tuaja ndërtohen çdo herë nga të njëjtët blloqe, një sistem e nxjerr draftin në sekonda në vend të një pasditeje.
- Kujtesat dhe ndjekja e klientëve. Fatura të papaguara, takime të pakonfirmuara, oferta pa përgjigje. Ndjekja sjell para dhe është gjëja e parë që një ekip i zënë e lë pas dore.
- Raportet e përsëritura. Numrat e së hënës, të mbledhur me dorë nga tre mjete. Një makinë e nxjerr të njëjtin raport në orën 7 pa e prekur njeri.
Çfarë të lini të qetë për momentin
Disa procese duken joshëse, por rezistojnë. Gjithçka që varet nga gjykimi, si çmimi i një pune komplekse me porosi ose trajtimi i një klienti kyç të pakënaqur, duhet të mbetet te njeriu. Gjithçka e rrallë, sepse një proces që ndodh katër herë në vit nuk e shlyen kurrë ndërtimin. Dhe gjithçka që ende po ndryshon formë, sepse të automatizosh një proces që do ta ridizajnosh nesër do të thotë të paguash dy herë. Fillimisht stabilizoni, pastaj automatizoni.
Çfarë duhet mbajtur mend
- Automatizoni atë që përsëritet shpesh, ndjek rregulla të shkruara dhe jeton në të dhëna digjitale.
- Rishkrimi i të dhënave mes sistemesh është zakonisht fitimi më i lirë dhe më i shpejtë.
- Kapërceni proceset që varen nga gjykimi, janë të rralla ose ende po ndryshojnë; automatizojini pasi të stabilizohen.
- Një proces i zgjedhur mirë në fillim vlen më shumë se pesë njëherësh. Provoni shlyerjen, pastaj zgjerohuni.
Këshillë praktike
Për një javë normale, kërkojini ekipit të shënojë çdo detyrë që e bën më shumë se dy herë, me një vlerësim të përafërt kohe. Në fund të javës do të keni një listë të shkurtër e të ndershme, dhe zakonisht një zë që i lë të gjithë të tjerët në hije. Ai zë është automatizimi juaj i parë. Përmbledhja jonë për automatizimin me AI tregon si duken opsionet prej andej, dhe nëse procesi fitues prek disa persona ose mjete, sa zgjat një projekt digjital ju ndihmon me planifikimin.
Sa i takon kostos: çdo projekt ka kërkesa të ndryshme. Pas një bisede të shkurtër, përgatisim një propozim të qartë sipas qëllimeve, funksionaliteteve dhe afatit të projektit. Nëse doni ta shqyrtoni listën tuaj me një inxhinier, rezervoni një bisedë falas. Tridhjetë minuta, proceset tuaja mbi tavolinë dhe një renditje e ndershme se çfarë të automatizoni të parën.